実はマナー違反!?メールの開封確認機能は失礼にあたるのか

outlook等の一般的なメーラーにはメールの開封確認という機能を設定することができますが、便利だからという軽い気持ちで多用してもいいものなのか?そこらへんを調べてまとめてみました。4月から新社会人の方もよかったら目を通してみてください。

そもそも開封確認という機能を御存知ですか?


Photo by Spike Mafford / Photodisc

LINEの場合ですと、
相手に自分が送ったメッセージが見られることで既読がつくのは皆さん御存知だと思います。
PCで使われるほとんどのメーラーにもそれに近いような意味合いを持つ機能があります。

PCのメールには開封確認という機能が付いている。

開封確認とは、送信した電子メールが宛て先に届いたかどうかを確認できる機能のことである。

どうしてもメールが届いたかどうかが心配なときは「開封確認」を使ってみよう。送ったメールが受信されて開かれたときに、相手から「開封済み」という件名のメールが送られてくる。

送信したメールが読まれたかどうかを確認する仕組み(開封確認の仕組み)は、以下のようになっています。

送信者Aがメールに「開封確認メッセージの要求」を付けて送信する
受信者Bがメールを受け取って開くと、開封確認を要求するメッセージが表示される
受信者Bがメッセージにて「はい」をクリックすると、「開封確認のメッセージ」メールが送信者Aに送信される

相手が開封した事がわかるので、送り先の間違えや相手が気付かずに読まなかった、迷惑メールフォルダに隔離されてしまった等の心配が解消される便利な機能ですね。

実際僕も使った事がありますし、
相手に開封確認を要求された事もあります。

ただし、便利だからといって相手を選ばず使う事は危険

開封通知を要求するメールはマナー違反と感じる方が55%になりました。

受け取った相手は「信頼されていない」気持ちになったり、表示を「うっとうしい」と不快に感じる場合さえあります。

相手側にとって気持ちの良いものではなく、暗黙のルールとして使用しないのがベターです。

理由は「すぐ読まないといけない」「返事しないといけない」などの精神的負担を、相手に与えてしまうかもしれないからです。

受信者側からみれば、知らせる必要性を感じないばかりか、報告を要求されることで、監視されているような気分になる場合もあります。

む、開封確認付きメールが来た。返信ちと遅れそうだし、確認OKのタイミング迷う。。。相手はでーがく人ではなくビジネス系。うー

メールの開封確認には徹底して無視を貫く

偉い人へのメールに操作ミスで開封確認つけてしまったぽくて私は死にたい。土下座…土下座…土下座…!

部下からのメールが開封確認を要求しているので『いいえ』をクリックしたところです。


Photo by Thinkstock Images / Stockbyte

受け取る相手も仕事が立て込んでいたり外出していたり等の理由ですぐには返信が出来ない場合があります。

そのような状況で確認したメールに開封確認がついていたら、
要求に対して催促されていると感じたり、返さないと思われているのかとストレスを感じさせてしまう可能性がありますよね。

一方的な印象を持たれてしまうので、
特に目上の人を相手に利用するには控えた方がよさそうです。

どうしても受け取りの確認がしたい場合はこうしよう

読んだかどうか確実に知っておきたい大事なメールは、あらかじめ受信確認の返信依頼を書いておくといいでしょう。相手にひと手間とらせることになりますが、丁寧にお願いすれば問題ありません。

「大切な内容なので、お読みいただけましたらお手数ですが
 私まで『読みました』とだけでも返信いただけると助かります」

と一文添えてあげるだけでいいんです。

特に重要な案件をメールする場合には、届いているかどうかを電話で確認するほうが確実です。伝わっているかどうかが重要だからです。

電話だけ、口頭だけだと言った言わないの話になってしまうこともありますので記録として残るメールを使いしっかりと伝え、その上で電話をすることで行き違い等のリスクも回避できますね。

相手から返事がなかなか返ってこない場合は
「ひょっとすると迷惑メールに誤判定されているかもしれませんので念のため再送させていただきます」
と書いて送るのも一つの方法です。


Photo by Ryan McVay / Digital Vision

メールのが見てもらえたのか確認が出来る機能、と考えると便利に思えますが、それはあくまで送る側の都合です。

送り相手に不快感を与えない為にも、
本当に確認がとりたい場合はその旨の補足を自分でメール文の中に入れたり、
電話で確認したりとコミュニケーションをもって行動すれば間違いは無いでしょう。

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