【ビジネスマナー】「申し訳ありません」を上手に使う電話応対

何度も「申し訳ありません」を繰り返すと返って印象が悪くなります。普段から適切な言葉使いでさらっと言えたら印象UP。

朝一番にかけるとき


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「お忙しい時間帯に申し訳ありません」

朝礼や事務連絡などで忙しい時間帯。どうしても朝一番に電話をかけざる場合には「朝早くから申し訳ありません」など一言そえましょう。

時間外にかけるとき


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「昼休み中に申し訳ありません」

緊急の場合以外は、基本的に昼休みや営業時間外に電話をするのは避けた方がいいです。「時間外ですがよろしいでしょうか」などと配慮しましょう。

伝言を頼んだとき


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「お使い立てして申し訳ございませんが」

人に頼んで自分の用事をしてもらうこと。電話をかけた相手が席を外している、他の電話に出ているなど、伝言をお願いする場面はたくさんあります。

急な話を持ちかける場合


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「差し迫ってのことで誠に申し訳ございませんが」

「急にご無理を申しまして・・・」と気持ちを込めることで相手に伝わります。

何度もお願いする場合


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「重ね重ね恐縮に存じますが」

よく使う「お手数おかけしますが」を「何度もお手を煩わせまして申し訳ございませんが」などと変えるだけで印象に残ります。

あまり親しくない相手にお願いする場合


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「まことに厚かましいお願いでございますが」

「ぶしつけなお願いで恐縮ですが」など、言い回しを覚えてしまいましょう。

こちらから断るとき


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「勝手を申しまして大変恐縮ですが」

「せっかくでございますが・・・」などを入れることでこちらの誠意を示し、気持ちのよい人間関係を築くことができます。

自分の力不足だったとき


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「私の確認が不足しており、ご迷惑をおかけいたしました」

誤る相手がいるということは相手に迷惑をかけてしまったということ。申し訳ございませんの前に一言。

お問い合わせに答えられないとき


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「あいにく私どもではお答えできず、お役に立てなくて申し訳ございません」

他の人に聞いても答えられないとき、答えられない内容のときは、その旨伝えて謝罪しましょう。

謝罪したいとき


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「この度は、多大なるご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます」

「謹んでお詫び申し上げます」など、文面だと見覚えのある表現。電話でもすっと言えるようになりたいです。

すべてに当てはまる謝罪したいとき


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「(先ほど対応した者が)お客さまに不快な思いをさせてしまい、申し訳ございません」

お客様は、謝ってほしいと思ってるだけじゃなくて、自分の気持ちを分かってほしいと思っています。そのためにはただ謝るのではなく具体的に謝ることが必要です。

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