知っておきたいビジネスマナー!基本の電話の「かけ方」マナー

会社で電話をかけるときのマナー。新入社員は是非知っておきたいですね!社会人にとって、電話対応は基本的なビジネスマナーなの、でしっかりと身に付けておきましょう。

電話の受け方を再確認して、自信をもって電話をかけられるようにしましょう。

まずかける前に・・・

①朝一番は避ける
②時間外は避ける
③帰宅間際は避ける

あわただしい時間帯はできるだけ避けるようにしましょう。

用件を伝えるために必要な資料などは手元に準備しておくことが大切です。

電話を切ってから言い忘れに気づくということも多いので、事前に内容と順序を整理してメモをとり、それを見ながら話すようにしましょう。

①会社名、氏名を名乗る


Photo by Ciaran Griffin / Stockbyte

1.自分の名前を名乗る(会社名、部署名、氏名)
「○×物産営業部の××と申します」

2.御礼の気持ちを示す挨拶の常套句
「いつもお世話になっております」

3.取り次いで欲しい相手の名前を言う(部署名、役職、氏名)
「営業部の○○部長様はいらっしゃいますでしょうか」

電話をかけた名指し人の部署、役職、氏名など、必要なことをはっきりと告げるようにしましょう。

電話に出た人は、自分の名指し人でない場合が多いですが、
礼儀正しく取次ぎを依頼するようにしましょう。

②相手が出たら

もう一度自分の名前を名乗りましょう。(会社名、部署名、氏名)

「いつも大変お世話になっております。」

ふだんの取引やご利用、ご交誼ご支援に対するお礼を述べましょう。

「今、よろしいですか?」
という一言が、相手に好印象を与えるのです。

「○○についてご確認したいのですが、今よろしいでしょうか?」
「こんにちは。○○社の鈴木と申します。今お電話、よろしいでしょうか?」
などの問いかけを習慣になるように訓練しましょう。

③用件を要領よく簡潔に伝える

「先日、お問い合わせいただきました、○○の件でお電話いたしました」
「今回お送りいただいた資料について、2、3聞きたいことがあるのですが」
など、‘‘簡潔‘‘に電話の目的を伝えましょう。

④要点確認と締めくくりのあいさつをする

ひととおり話が終ったら、正確に伝わったかどうか再確認しましょう。

とくにアポイントの設定などは間違いのないように、日時や場所を復唱することが大切です。

先方が受話器を置いたのを確認してから切るようにすると丁寧です。

⑥相手が不在の場合

基本的には帰社時間を尋ね、
「その頃にまたこちらからかけ直させていただきます」というのがマナー。

1.戻り時刻を尋ね、
 2.電話をかけ直す旨を伝えて電話を切る。

「お戻りは何時頃のご予定でしょうか?」
「それでは改めてこちらからご連絡を差し上げます。ありがとうございました。」

「お戻りの時間を見計らってこちらからまたご連絡させて頂きます。」

伝言を頼む場合は内容を簡潔にまとめ、感謝の意と共に伝言を受けてくれた人の名前を聞いておきましょう。

※先方より電話を受けていた場合は

「お手数をお掛けしますが、折り返しご連絡いただけるようお伝え頂けますでしょうか。」
(会社名、部署名、氏名、電話番号を伝える)

相手がいつ戻るかわからないときはこのように伝えてもよいでしょう。

最後にお礼の挨拶をし、電話は優しく切りましょう。
ビジネスにおいて本人が電話に出なかった場合も基本的なマナーは大切です。

最後に。

電話応対の四大原則

■正確、簡潔、丁寧に
■TPOをわきまえて
■要点は繰り返す
■会話中はメモをとる

こちらも一緒にどうぞ。

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